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Um den geänderten Anforderungen des Umsatzsteuergetzes gerecht zu werden wurde die neue Programmversion 3.03 im Internet bereitgestellt. Einzelheiten erfahren sie hier.
Die bereits am Jahresanfang in Kraft getretenen Änderungen des Umsatzsteuergesetzes werden nun seit dem 1.7.2004 umgesetzt.
Für die Anwender der Mercator- Warenwirtschaft sind folgende Punkte zu beachten:
1. Auf Rechnungen muss das Lieferdatum ersichtlich sein
Rechnungen, die durch Wandeln aus Lieferscheinen entstanden sind, enthalten in den automatisch erzeugten Textpositionen bereits das geforderte Lieferdatum ("Lieferschein xxxxx vom dd.dd.dddd"). Hier ist also keine Änderung erforderlich. Für Rechnungen, welche ohne vorhandenen Lieferschein direkt eingegeben wurden, kann das im Feld "internes Lieferdatum" eingetragene Datum als Lieferdatum ausgedruckt werden. Wenn in den Systemeinstellungen (Registerkarte "Belege 1") die Option "internes Lieferdatum mit Tagesdatum vorbelegn in Verkaufsbelegen" aktiviert ist, dann wird bei der Rechnungserfassung automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen, man kann es also nicht vergessen. Nun muss das Datum aber auch noch im Ausdruck erscheinen. Wenn mit den unveränderten Originalformularen gearbeitet wird, dann können die erweiterten Originalformulare verwendet werden, welche im Downloadbereich zur Verfügung gestellt werden. Wurde das Rechnungsformular individuell angepasst, so muss mit dem Reportdesigner die neue Druckvariable "lieferdatum" ergänzt werden. Es empfiehlt sich, diese Variable auf der ersten Rechnungsseite im Kopfbereich mitzudrucken.
2. Hinweise auf im voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Im voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts müssen auf Rechnungen dargestellt werden. Im einfachsten Falle sind dies Skontoabzüge, die in der neuen Programmversion nicht nur als Prozentwert, sondern auch als Eurobetrag ausgedruckt werden können. Hierzu wurden in den Zahlungsarten neue Druckvariablen bereitgestellt. Diese werden auf der Bildschirmmaske zur Änderung der Zahlungsarten dargestellt und erklärt. Es gibt aber auch Entgeltminderungen, welche in der Höhe bei Rechnungstellung noch nicht ermittelt werden können, z.B. umsatzabhängige Jahresrückerstattungen. Bei solchen Vereinbarungen kann natürlich nicht das gesamte Vertragswerk auf jeder Rechnung mitgedruckt werden, es muss aber auf der Rechnung auf eine solche Vereinbarung eindeutig (mit Namen und Datum) hingewiesen werden (z.B. "Es gilt unsere Umsatzvereinbarung vom 1.1.2004"). Für solche Hinweise wurde im Mercator- Kundenstamm ein neues Datenfeld geschaffen (Registerkarte "Konditionen"), welches bei der Erstellung von Rechnungen für diesen Kunden automatisch zum Fußtetx der Rechnungen hinzugefügt wird. Einmal im Kundenstamm hinterlegt wird somit ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand die neue Forderung des Umsatzsteuergesetzes erfüllt.
3. Fortlaufende Nummerierung der Rechnungen
Schon bisher wurde die Nummerierung der Rechnungen automatisch von Mercator erledigt. Da die Nummerierung nun aber "fortlaufend" sein soll, wird dringend empfohlen die in den Systemeinstellungen einstellbare Schrittweite der Rechnungsnummerierung auf den Wert "1" einzustellen, falls dies nicht sowieso schon der Fall ist. Bisher konnten jedoch Lücken in den Rechnungsnummern entstehen, wenn vorhandene Rechnungen wieder gelöscht wurden. Um solche Lücken zu verhindern, musste man bisher nach dem Löschen von Rechnungen die lfd. Rechnungsnummer in den Systemeinstellungen manuell korrigieren. In der neuen Programmversion wird die lfd. Rechnungsnummer automatisch korrigiert, wenn die zuletzt eingegebene(n) Rechnung(en) gelöscht wurde(n). Nach dem Löschen von älteren Rechnungen wird die lfd. Nummer nicht verändert, hier können also nach wie vor Lücken entstehen. Wir empfehlen daher, ältere Rechnungen grundsätzlich nicht zu löschen, sondern durch Wandeln ein Gutschrift zu erstellen. Damit bleibt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen gewährleistet. Um das manuelle Löschen von Rechnungen mit Sicherheit zu verhindern, kann in den Benutzerrechten die Löschfunktion für Rechnungen gesperrt werden. |
