Die Erfassung von Belegen für den Einkauf (Preisanfragen, Bestellungen, Wareneingänge, Belastungsanzeigen) und für den Verkauf (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften) ist ein zentraler Punkt in der täglichen Arbeit. Daher möchten wir in diesem Abschnitt etwas genauer auf diese Thema eingehen. Im MERCATOR wurde auf eine schnelle und effektive Belegerfassung ganz besonderer Wert gelegt. So braucht der Vorgang der Belegerfassung nicht abgebrochen werden, wenn Sie während der Erfassung feststellen, dass der Kunde oder ein bestimmter Artikel in den Stammdaten noch gar nicht vorhanden sind. Legen Sie die fehlenden Daten einfach während der Belegerfassung an, und übernehmen Sie diese Daten sofort in den neuen Beleg. Belege können gedruckt oder direkt per Email versendet werden. Der Emailversand kann wahlweise in Textform erfolgen oder aber mit einer automatisch generierten PDF- Datei als Anhang. Belege können wahlweise an die Haupt- Emailadresse des Kunden oder an bestimmte Ansprechpartner versendet werden.
Belege sind in die Terminverwaltung integriert und können zur Wiedervorlage verwendet werden.
Mit Hilfe der Belegverfolgung ist es möglich zu jedem beliebigen Beleg alle Vorgängerbelege und Nachfolgebelege zu finden.  | Belegtabelle | | Für jede Belegart gibt es im Mercator eine eigene Belegtabelle. Hier werden die vorhandenen Belege angezeigt und neue Belege angelegt. Die Funktion der Belegtabellen soll hier am Beispiel der Angebotstabelle gezeigt werden: 
| | Es werden immer die Belege eines ganzen Monats angezeigt. Mit den dafür vorgesehenen Knöpfen können Sie einfach durch die Monate blättern. | | | Selektion | | Die angezeigten Belege können nach vielen Merkmalen selektiert werden. Es kann eine bestimmte Belegnummer herausgesucht werden, die Belege eines bestimmten Kunden oder die Belege eines beliebigen Tages oder Zeitraumes. Belege können ebenso nach Ihrem Status selektiert werden. Bei Angeboten können z.B. nur die noch nicht zum Auftrag gewordenen Angebote selektiert werden oder aber die Angebote mit Auftrag oder alle Angebote. Bei anderen Belegarten stehen andere Statuswerte zur Auswahl zur Verfügung. Weiterhin können die Belege danach selektiert werden, welcher Mitarbeiter die Belege angelegt hat. So kann ein Mitarbeiter alle von Ihm selbst eingegebenen Belege finden.
| | Sortierung | | Die in der Tabelle angezeigten Belege können mit Doppelklick ganz einfach auf jede der sichtbaren Tabellenspalten sortiert werden. So können die Belege beispielsweise nach Kunden, nach Nummer, nach Datum oder nach Betrag sortiert werden.
| | Funktionen | | Aus der Belegtabelle können vorhandene Belege durch Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Nicht mehr benötigte Belege können gelöscht werden und es können neue Belege angelegt werden. Belege können ausgedruckt werden.
| | Belegdialog | | Die Eingabe neuer Belege und die Änderung vorhandener Belege erfolgt im Belegdialog. Der Dialog ist mit Registerkarten in logische Einheiten gegliedert.
| | Belegkopf | | | | | | Positionen | | Nach der Erfassung des Belegkopfes werden die Belegpositionen eingegeben. Artikelpositionen könne durch direkte Eingabe des Artikelcodes, oder aber durch Verwendung des Artikelstamms als Auswahlfensters angelegt werden. Neben Artikelpositionen sind auch Textpositionen, Zwischensummen und Bereichssummen möglich. Belegpositionen können eingefügt, geändert und gelöscht werden. Auch nachträglich lassen sich Positionen nach oben oder unten verschieben um den Beleg optisch ansprechend zu gestalten. Es können komplette Belege oder einzelne Positionen aus Vorgängerbelegen in den aktuellen Beleg importiert werden (z.B. ganze Angebote oder Angebotspositionen in einen Auftrag). 
| | Belegfuß | | | | |
 | Status | | Hier werden Informationen für die Drucksteuerung und die Versanddaten eingegeben bzw. kontrolliert. Dem Beleg können bis zu 3 Vertretern zugeordnet werden. Der mit dem gesamten Beleg erreichte Deckungsbeitrag wird in Euro und in % angezeigt. Eine Farbcodierung zeigt an, ob Sie mit dem Beleg innerhalb der in den Systemeinstellungen hinterlegten Grenzen liegen. Bei Rechnungen werden zusätzlich die Mahndaten angezeigt. Bei Wareneingängen können die Transportkosten des gesamten Wareneingangs nach verschiedenen Schlüsseln auf die einzelnen Artikelpositionen verteilt werden (nach Menge, Gewicht oder Wert). Bei Aufträgen aus dem Webshop wird die Warenkorb-ID angezeigt. Der interne Ansprechpartner des Beleges kann geändert werden. 
| | Memo | | Hier können beliebige interne Informationen zum Beleg hinterlegt werden. Damit man schon in der Tabellenansicht der Belege auf hinterlegte Memos aufmerksam wird, wird dort eine Markierung für Belege mit Memo angezeigt. 
| | Positionsdialog | | | | Innerhalb des Belegdialogs kann jede einzelne Position noch einmal zur genaueren Betrachtung im Positionsdialog geöffnet werden: | | Was hat der Kunden für diesen oder ähnliche Artikel bisher bezahlt | | | |
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